境外项目实施及临时出国

境外项目实施及临时出国（境）经费管理办法

 

为进一步规范北京缘梦公益基金会（以下简称“缘梦公益”）因公临时出国（境）执行的项目及人员经费管理，加强预算监督，提高公益项目执行力和影响力，确保外事工作顺利开展，根据财政部《因公临时出国（境）经费管理办法》（财行〔2013〕516号）和（财行〔2017〕434号）和相关法律法规，结合缘梦公益工作实际，制定本办法。

 

第一章  科学制定年度外事工作及境外项目实施计划

 

第一条  缘梦公益要根据切实需要制定年度外事工作及境外项目实施计划，不得安排照顾性和无实质内容的外事活动和出访。

第二条  编制境外项目方案和预算，分级审批，审批通过后分别报上级相关外事部门及办公室备案。

第三条  项目监控与考核：为了控制项目风险，要求境外实施的项目实行项目风险管理和自检制度。

（一）项目风险管理：提出项目部门应根据项目不同阶段实际情况，对项目风险初始信息进行识别、分析和过程管控，及时制定风险管控应对措施。重点应对捐赠资金、进度、质量、安全和资源供应等因素进行风险管理。

1、风险识别：项目部门依据收集的资料和数据，对比项目的目标及实现目标的变数，根据直接或间接的表现状态识别出项目风险，形成风险初始信息清单。

2、风险分析：项目部门对已识别的风险及其发生的概率及其影响大小进行判断和评估，按重要程序进行排序。

3、风险过程管控：项目部门对已经识别的重要风险选择并明确适当的应对策略、应对措施和责任人员，并定期对风险管理的实效进行监控和再评估，形成风险管理实绩评估资料。

4、风险评估资料需报办公室存档。

（二）项目考核：根据境外项目开展实际情况，以项目自检为主，抽查为辅的考核机制。通过不定期对项目进行抽查，及时发现影响项目实施的问题，按照职责权限督促项目执行方进行整改，纠正项目管理的偏差，最终达到项目目标。考核结果作为项目部境外项目验收的重要依据。

第四条  基金会开展的境外公益项目，根据需要，可采取国内派遣合格执行方、属地化用工等分包方式。

（一）国内派遣合格执行方，必须进行能力考察、资格审查及招投标等。

（二）属地化用工，必须由项目部门进行能力考察、资格审查，满足项目所在地有关法律法规要求。

第二章 因公出国人员的确定

 

第五条  出国（境）坚持因事定人的原则,不得因人找事。

第六条  出国（境）人员应当具备下列条件:

（一）遵守国家法律，拥护党的路线、方针、政策。

（二）在对外交往中维护国家荣誉、安全和利益。

（三）遵守纪律，品行良好。

（四）具备出国（境）执行项目的业务能力。

（五）身体健康。

第七条  有下列情形之一时，不得批准出国（境）执行项目：

（一）非基金会组织成员或职员。

（二）试用期内的工作人员。

（三）受到党纪政纪撤职以上处分未满5年的。

（四）违反外事纪律造成不良影响的。

（五）已确定要调转工作单位的。

（六）国家法律规定不准出境的。

（七）因涉嫌违纪违法已被有关机关立案调查的。

第八条  出国（境）团组人员选派程序

（一）出国（境）人员，由项目主管部门提名，填写第九条所列要件，报办公室核定，秘书长审批后，报理事长批准。

（二）如出国（境）人员名单中涉及其他单位人员，须按照上级相关有关规定执行。

（三）出国（境）人员名单确定后一般不得变更。如有特殊原因需要变更,应按本条（一）重新报批。

第九条  审批件清单

审批文件包含但不限于以下文件：

（一）《临时出国（境）执行项目审批表》（见附件1）；

（二）《人员出国（境）出差审批单》（见附件2）；

（三）《出国（境）差旅费预算表》（见附件3）；

（四）项目执行相关请示及材料（复印件）（见附件4）；

（五）出访信息公示表（见附件5）

第十条  出国（境）审批程序

（一）基金会人员出国（境）执行项目按出差核定，出国（境）差旅费预算表需经财务审核并签批。

（二）基金会人员出国（境）执行项目，由项目主管部门牵头报批，提交第九条所列要件报秘书长、理事长审批。

第十一条  基金会人员出国（境）执行相关项目，作为社会组织人员持因私护照出国（境）。

第十二条  基金会出国（境）经费预算参照财务制度，经财务审核后报秘书长、理事长审批。

第十三条  出国（境）人员因项目需要产生的预算外合理费用，按实际发生金额上报财务部门批准，由财务审核，上报秘书长、理事长批准后报销。

第十四条  出国（境）团组项目，因特殊情况产生的凭据不完善的其他费用，可按机动费用报销。机动费用报销时应提交详细的情况说明（见附件6），包括费用事由、时间、地点、相关人员，并提供支持性文件，经财务部门批准，由财务经办人员逐项审核，并报秘书长批准后报销。

第十五条  出国（境）人员应有明确的执行项目目的和实质内容，出国（境）任务须严格限定在基金会宗旨和业务主管范围内，实质性执行项目活动时间应占在外日程的三分之二以上。

第十六条  出国（境）人员必须按规定程序如实申报出国（境）任务，并按审批件确定的目的国家或地区，以及停留天数执行项目。

（一）出国（境）应首选直达航班,抵离境当日计入在外停留时间。不准擅自绕道或以过境等名义变相增加出国（境）国家和地区,不得延长在外停留时间。

（二）严禁以各种名义前往未报批国家（地区）,包括未报批的“申根国家”和互免签证国家。如因工作需要确需调整,必须事先向秘书长或理事长报备，回境后补办相关手续。

（三）不得以任何名义进行一般性考察，严格按照工作需要安排各类活动，不得逢请必到。

（四）因工作需要与海外社团等非政府组织接触，应事先全面了解其背景，并在请示中注明，必要时通过外交部征询我驻当地使领馆意见。

第十七条 出国（境）注意事项：

（一）对出国（境）执行项目做好分工，落实到每个成员,全体成员做好业务准备。

（二）检查出国（境）前的准备工作（包括各种证件、衣物、行李箱、外汇、机票、签证情况），做好项目执行工作记录和财务费用支出管理。

（三）掌握自身和同行人员的思想和健康状况。

（四）项目执行完毕回国后，应在1个月内完成出访工作报告和财务决算。

第十八条  出国（境）期间，必须遵守外事纪律和当地法律法规，尊重当地风俗习惯，杜绝不文明行为，严禁出入赌博、色情场所，自觉维护国家形象。

 

第三章 附 则

 

第十九条  缘梦公益外事工作及境外项目实施仅针对上级相关部门或本基金会发起和主办的海外公益项目，执行过程中要配合上级相关外事工作规定和实施细则执行。

第二十条  因项目需要在港澳台落地执行或活动需要赴港澳台人员，审批权限在国务院港澳办和国务院台办，呈报手续参照本办法执行。

第二十一条  本管理办法经理事会批准后执行。本管理办法未涉及的有关事项，按上级相关有关政策规定执行。

第二十二条  基金会人员因探亲、治病、培训、旅游等因私临时出国（境），按国家及上级相关有关规定执行。

 

 

 

附件1

团组名称			团    长
出境日期			入境日期
项目类别	□项目实施□参展参会□文化交流□学术交流 □突发事件 □学习培训□其他
国家（地区）	1、	2、	3、	4、		共计
国（境）外 停留时间
邀请单位	（若无，请填“无”）		出访费用（大写）：                      （¥：              ）
出国（境）审批：介绍出国（境）项目、人员
办公室负责人意见：
秘书长意见：
理事长意见：

临时出国（境）执行项目审批表

 

附件2

人员出国（境）出差审批单

部 门		目的国（境）
人 数		姓 名
出差天数		离境日期		入境 日期
事 由
备 注

 

秘书长： 办公室负责人： 经办人：

 

附件3

北京缘梦公益基金会出国（境）差旅费预算表
单位：元
团组名称				团组人数
姓名			出差时间
目的国（境）及相应天数
支出项目	人民币	外币 （ 美元 ）	外币 （ ）	外币 （ ）	备注
国际旅费
签证费
礼品费
国外城市间交通费
住宿费
伙食费
公杂费
其  他
机动费
合  计			-	-
汇 率
折人民币	-	-	-	-
总 计	-	大 写
财务主管			秘书长
会计审核			经办人
注：国际旅费，是指出境口岸至入境口岸旅费。省部级人员可以乘坐飞机头等舱、司局级人员可以乘坐飞机公务舱、其他人员均乘坐飞机经济舱。     国外城市间交通费，是指为完成工作任务所必须发生的，在出访国家的城市与城市之间的交通费用。出国人员根据出访任务需要在一个国家城市间往来，应当事先在出国计划中列明，并报外事和财务部门批准。旅程必须按照批准的计划执行，其城市间交通费凭有效原始票据据实报销。     住宿费是指出国人员在国外发生的住宿费用。省部级人员可安排普通套房，住宿费据实报销；厅局级及以下人员安排标准间，在规定的住宿费标准之内予以报销。     伙食费是指出国人员在国外期间的日常伙食费用。公杂费是指出国人员在国外期间的市内交通、邮电、办公用品、必要的小费等费用。伙食费、公杂费可以按规定的标准发给个人包干使用。     其他费用主要是指出国签证费用（本表单列）、必需的保险费用、防疫费用、国际会议注册费用等。原则上不对外赠送礼品，确有必要赠送的，应当事先报经本单位理事长和财务部门审批同意。 出国人员回国报销费用时，须凭有效票据填报有团组负责人审核签字的国外费用报销单（具体表格由各单位制定）。各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由经办人签字。

 

 

附件4

项目执行相关请示的基本要求

 

请示中应写明详实的出国（境）项目、目的、邀请单位名称、带队人员、出国（境）人数、出国（境）日期、出国（境）国别和地区（包括途径国家和地区）、在外停留天数、行程安排、费用来源、预算。邀请函作为附件附后。

所报内容如出国（境）目的、出国（境）时间、出国（境）人员身份、邀请或接待单位情况、经费来源和开支项目等必须真实、准确。

 

 

附件5  

项目/活动					人 员
出境时间					入境日期
项目类别	□项目实施□参展参会□文化交流□学术交流 □突发事件 □学习培训□其他
国家（地区）	1、	2、	3、			4、	共计
国（境）外 停留时间
公示时间				往返航线
经费来源				费用：
任务及目的：
初拟日程安排：
邀请单位简况：

         人等赴         执行       项目信息公示

 

 

 

附件6

机动费用支出说明